Chính sách này do CÔNG TY TNHH CẨM NANG VIỆT NAM (tên tiếng Việt: CÔNG TY TNHH CẨM NANG VIỆT NAM; mã số doanh nghiệp: 0316689298; sau đây gọi là “Vietnam Manual” hoặc “Công ty”) ban hành, căn cứ Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15, Nghị định số 248/2026/NĐ-CP và Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân 2025 (Luật số 91/2025/QH15).
Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 11 Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 và Điều 5 Nghị định số 248/2026/NĐ-CP, Vietnam Manual cam kết bảo vệ đầy đủ thông tin cá nhân của khách hàng khi truy cập và sử dụng dịch vụ trực tuyến của chúng tôi, cụ thể như sau:
- Mục đích và phạm vi thu thập thông tin người dùng. Mục đích: Tiếp nhận yêu cầu tư vấn và cung cấp dịch vụ pháp lý liên quan đến đầu tư, doanh nghiệp, kế toán – thuế và nhân sự – quản lý lao động nước ngoài. Liên lạc với khách hàng, gửi báo giá, ký kết và quản lý việc thực hiện hợp đồng dịch vụ tư vấn. Gửi bản tin pháp lý khi có sự đồng ý của khách hàng, thống kê lượt truy cập website để cải thiện website và thực hiện nghĩa vụ theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Phạm vi thông tin thu thập: Thông tin cá nhân và liên hệ: họ tên, quốc tịch, số căn cước/hộ chiếu, chức danh, số điện thoại, email. Thông tin doanh nghiệp và dự án: tên công ty, mã số thuế, địa chỉ, ngành nghề kinh doanh, cơ cấu vốn, thông tin tài chính – kế toán và yêu cầu tư vấn. Hồ sơ chuyên sâu sau khi ký hợp đồng: sơ yếu lý lịch, bằng cấp và giấy tờ tùy thân cần cho hồ sơ pháp lý. Dữ liệu kỹ thuật: địa chỉ IP, cookie, loại trình duyệt, lịch sử duyệt website (Google Analytics).
- Phạm vi sử dụng thông tin
- Thông tin cá nhân thu thập chỉ được sử dụng trong nội bộ Công ty nhằm mục đích cung cấp dịch vụ cho khách hàng.
- Thông tin chỉ được chia sẻ cho bên thứ ba khi: (i) khách hàng đã đồng ý rõ ràng; hoặc (ii) cung cấp cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền để làm hồ sơ cấp phép hoặc phục vụ thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật.
- Thời gian lưu trữ thông tin
- Đối với yêu cầu tư vấn không dẫn đến ký hợp đồng, thông tin được lưu trữ tối đa 24 tháng kể từ lần liên hệ cuối cùng.
- Dữ liệu gắn với hợp đồng và chứng từ kế toán được lưu trữ trong thời hạn theo quy định của pháp luật hiện hành.
- Khi hết thời hạn lưu trữ nêu trên hoặc đã hoàn thành mục đích xử lý dữ liệu, toàn bộ dữ liệu cá nhân sẽ được xóa an toàn hoặc ẩn danh hóa, tuân thủ nghiêm ngặt quy định của pháp luật hiện hành.
- Những tổ chức, cá nhân có thể tiếp cận thông tin cá nhân
Thông tin cá nhân được bảo mật tuyệt đối và chỉ có thể được tiếp cận bởi: (i) Ban Giám đốc và chuyên viên tư vấn của Vietnam Manual trực tiếp xử lý hồ sơ của khách hàng; và (ii) cơ quan nhà nước có thẩm quyền, khi chúng tôi thay mặt khách hàng thực hiện thủ tục cấp phép hoặc khi cơ quan chức năng yêu cầu thanh tra, kiểm tra theo quy định của pháp luật.
- Biện pháp bảo đảm an toàn thông tin, dữ liệu người dùng
- Mã hóa đường truyền: Website sử dụng kết nối bảo mật HTTPS (giao thức SSL) để bảo vệ toàn bộ dữ liệu truyền giữa người dùng và hệ thống.
- Kiểm soát và phân quyền truy cập: Việc truy cập website được kiểm soát chặt chẽ; chỉ nhân sự trực tiếp phụ trách mới được phép truy cập dữ liệu. Mọi tài khoản quản trị đều được bảo vệ nghiêm ngặt.
- Bảo mật và sao lưu dữ liệu: Dữ liệu hệ thống được sao lưu định kỳ để phòng ngừa sự cố và bảo đảm tính toàn vẹn của thông tin.
- Phương thức và thủ tục để chủ thể dữ liệu xem, chỉnh sửa hoặc yêu cầu chỉnh sửa dữ liệu của mình trên nền tảng
Website vietnammanual.com hiện chưa có chức năng cho người dùng tạo và quản lý tài khoản cá nhân trực tuyến. Toàn bộ hồ sơ khách hàng do đội ngũ chuyên viên của chúng tôi quản lý trực tiếp trên hệ thống lưu trữ nội bộ.
Để xem, kiểm tra, cập nhật hoặc yêu cầu chỉnh sửa thông tin của mình, khách hàng có thể sử dụng các phương thức sau:
- Liên hệ trực tiếp: Liên hệ chuyên viên đang trực tiếp xử lý hồ sơ của bạn (qua email, WhatsApp hoặc điện thoại) để yêu cầu cập nhật hoặc chỉnh sửa.
- Kênh chính thức: Gửi yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc đề nghị chỉnh sửa dữ liệu qua email: consulting@vietnammanual.com hoặc Hotline / WhatsApp: 035 9527 482
- Quy trình xử lý: Chuyên viên của Vietnam Manual sẽ xác minh danh tính người yêu cầu (qua email hoặc số điện thoại đã đăng ký). Sau khi xác minh, chúng tôi sẽ cập nhật dữ liệu và phản hồi khách hàng trong thời gian sớm nhất.
- Phương thức và thủ tục tiếp nhận yêu cầu của chủ thể dữ liệu về việc xóa, hủy hoặc hạn chế xử lý dữ liệu do mình cung cấp
Khi khách hàng muốn rút lại sự đồng ý, hoặc yêu cầu xóa hay hạn chế xử lý dữ liệu cá nhân đã cung cấp, thủ tục thực hiện như sau:
- Bước 1: Gửi văn bản hoặc email đến địa chỉ chính thức của chúng tôi: consulting@vietnammanual.com với tiêu đề “Yêu cầu xóa dữ liệu/hạn chế xử lý dữ liệu”.
- Bước 2: Bộ phận Chăm sóc khách hàng xác minh danh tính người yêu cầu.
- Bước 3: Chúng tôi xác nhận đã nhận yêu cầu trong vòng 02 ngày làm việc và xử lý trong vòng 10 ngày làm việc, trừ trường hợp pháp luật quy định thời hạn khác. Khi hoàn tất, chúng tôi sẽ thông báo cho khách hàng qua email.
Lưu ý: Yêu cầu xóa dữ liệu sẽ không được thực hiện đối với chứng từ kế toán, hồ sơ thuế mà pháp luật yêu cầu phải lưu trữ để phục vụ thanh tra, kiểm tra thuế, hoặc đối với hợp đồng dịch vụ đang còn hiệu lực.
- Phương thức và thủ tục tiếp nhận, giải quyết khiếu nại, yêu cầu và phản ánh của chủ thể dữ liệu liên quan đến an toàn thông tin
Nếu phát hiện thông tin cá nhân hoặc hồ sơ công ty của mình bị sử dụng sai mục đích hoặc bị lộ, khách hàng có quyền khiếu nại với Vietnam Manual qua email consulting@vietnammanual.com hoặc Hotline 035 9527 482.
Mọi khiếu nại liên quan đến bảo vệ dữ liệu khách hàng sẽ được Vietnam Manual tiếp nhận, xác minh và giải quyết theo quy trình và thời hạn được nêu chi tiết tại Mục II. Phương thức tiếp nhận và giải quyết phản ánh, yêu cầu, khiếu nại.
Chúng tôi cam kết luôn có biện pháp khắc phục kịp thời, bồi thường thiệt hại (nếu có) và ưu tiên giải quyết mọi tranh chấp thông qua thương lượng, hòa giải trước khi đưa ra cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc Tòa án.