Tại Vietnam Manual, sự hài lòng của khách hàng là thước đo cao nhất cho chất lượng dịch vụ. Chúng tôi trân trọng mọi góp ý, phản hồi và cam kết cùng khách hàng giải quyết mọi vấn đề một cách minh bạch, thấu đáo.
Để hỗ trợ nhanh chóng và hiệu quả nhất, chúng tôi áp dụng quy trình tiếp nhận và giải quyết khiếu nại như sau:
- Kênh tiếp nhận khiếu nại
Khách hàng có thể gửi khiếu nại, phản ánh qua các kênh sau:
- Trực tuyến (ưu tiên): Gửi email đến consulting@vietnammanual.com hoặc nhắn WhatsApp đến số 035 9527 482.
- Trực tiếp: Gọi Hotline 035 9527 482 hoặc đến văn phòng của chúng tôi tại: Phòng 903, Tầng 9, Tòa nhà Diamond Plaza, 34 Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, TP. Hồ Chí Minh.
- Quy trình xử lý
Bước 1 – Tiếp nhận: Khách hàng gửi khiếu nại (kèm hình ảnh, hợp đồng, biên nhận… nếu có) qua các kênh nêu trên.
Bước 2 – Xác minh: Ban Giám đốc và bộ phận liên quan kiểm tra, xác minh thông tin, xác định nguyên nhân và thông báo hướng giải quyết dự kiến cho khách hàng.
Bước 3 – Giải quyết: Vietnam Manual đề xuất giải pháp (chỉnh sửa hồ sơ, hoàn phí, bồi thường…). Hai bên ưu tiên thương lượng, hòa giải. Trường hợp không đạt được thỏa thuận, vụ việc sẽ được đưa ra cơ quan có thẩm quyền hoặc Tòa án tại TP. Hồ Chí Minh để giải quyết.
- Thời hạn giải quyết
- Phản hồi ban đầu (xác nhận đã tiếp nhận): trong vòng 24 – 48 giờ làm việc.
- Vấn đề thông thường: xử lý trong vòng 1 – 3 ngày làm việc.
- Khiếu nại phức tạp: được xem xét kỹ và giải quyết dứt điểm trong vòng 7 – 10 ngày làm việc.
- Công cụ và biện pháp hỗ trợ giải quyết
Để bảo đảm khiếu nại được xử lý minh bạch và hiệu quả, Vietnam Manual áp dụng các công cụ và biện pháp hỗ trợ sau:
- Hệ thống lưu trữ hồ sơ điện tử nội bộ: Giúp Ban Giám đốc nhanh chóng tra cứu email trao đổi, hợp đồng, chứng từ kế toán và tiến độ nộp hồ sơ để xác minh tính chính xác của khiếu nại.
- Họp trực tuyến/trực tiếp: Chúng tôi cung cấp công cụ họp video (Google Meet, Zoom) hoặc mời khách hàng đến văn phòng gặp trực tiếp chuyên viên phụ trách và Ban Giám đốc để đối chiếu thông tin, giải thích quy định pháp luật áp dụng và giải quyết vướng mắc.